Comunicação e gerenciamento de empresa dentro do departamento interno de governaça de TI

Mediante a gestão empresarial atual, é perceptível que o gerenciamento da comunicação em projetos é de extrema importância para a integração das demais áreas, no entanto percebemos que as empresas valorizam muito cada área do conhecimento isoladamente e “negligenciam” o poder e a influência da integração através da comunicação.

Devido as constantes mudanças que ocorrem e globalização, as empresas precisam estabelecer melhorias internas e externas para garantir melhor desempenho no processo de desenvolvimento nas empresas. A comunicação é fundamental para manter esse alinhamento e tornar eficaz a troca de informações entre os departamentos envolvidos no projeto, usando da melhor forma possível as habilidades individuais de cada participante de diversos lugares da organização, com sistemas de comunicação que promovam e estimulem a interação entre os indivíduos de forma dinâmica, sem os tradicionais desgastes gerados pela formalidade e interpretação de textos enviados e recebidos pelo tradicional e-mail. Porem os planos de comunicações tem que ser bem traçados para gerar melhorias externas.

Qualquer processo de organização da empresa que não passe por uma análise de TI está sujeito a atrasar o desenvolvimento da empresa, já que a gestão é o principal método em encontrar soluções para problemas de rendimento dos setores da empresa, assim se tornando um indispensável para que uma empresa evolua e continue competitiva no mercado.

Sidney Carapiar Souza De Alcântara,Graduando de Engenharia de Produção.

A importância da Tecnologia da informação no sequenciamento de processos produtivos.

O sequenciamento de processo produtivo é beneficiado pela tecnologia de informação desde o seu princípio/origem da necessidade produtiva, na análise da demanda, onde os seus clientes junto ao comercial da empresa/organização inserem pedidos de produtos que podem ser visualizados acessando o software, permitindo o acompanhamento e sequenciamento de todo o processo produtivo de acordo com a prioridade estabelecida pela empresa de cada caso até o acompanhamento de entrega ao cliente.

O planejamento e controle da produção consiste na atividade que estabelece o plano operacional, preocupando-se em gerenciar as atividades da operação produtiva de modo a satisfazer em tempo hábil a demanda dos consumidores operando continuamente, a tecnologia da informação contribui paralelamente a esse processo armazenando em sistemas operacionais todas as características, informações técnicas, tempo de processamento de cada produto, bem como a designação de processos para os seus respectivos centros de trabalho, permitindo a explosão de materiais necessários, criação de ordens de produção e rastreabilidade de produtos, seu sequenciamento pode ser feito de acordo com a demanda, etapas e status de processos produtivos, através de programas e softwares de produção altamente realistas, confiáveis que respeitam a disponibilidade efetiva de recursos produtivos, restrições operacionais, condições de demanda e políticas de atendimento a empresa. Ao fazer o sequenciamento das operações produtivas o software considera, simultaneamente, turnos de trabalho e eficiência de máquinas e operadores, necessidades de ferramentas, tempos de SETUP e sequência de montagem, além de prioridades e datas de entrega prometidas tornando-se assim uma ferramenta indispensável para o gerenciamento de sistemas produtivos dinâmicos e complexos, que exigem decisões rápidas e seguras. 

Os softwares de sequenciamento de produção podem trabalhar “sozinhos”, ou integrado com sistemas de informações da empresa, desde simples planilhas eletrônicas aos mais completos sistemas integrados de gestão e tem sido integrado com sucesso aos mais diferentes sistemas ERP disponíveis no mercado. Ao compor uma solução coorporativa de TI o software complementa as funcionalidades dos sistemas em uso na empresa e potencializa os investimentos já realizados. Nestas condições, ele pode receber as ordens de produção e listas de materiais geradas pelo ERP/MRP e retornar as datas programadas. Dos sistemas de coleta de chão de fábrica ou supervisórios pode receber informações sobre o andamento da produção.

O uso de softwares e sistemas voltados para o sequenciamento de produção proporciona melhor desempenho nas entregas, melhor aproveitamento da capacidade instalada de produção e redução substancial dos custos derivados dos descontroles e dos improvisos, garantindo rápido retorno de investimentos no negócio.

Marcela da Costa Assunção, Graduando em Engenharia de Produção.

Alinhamento da governança de (TI) Com os Negócios da Empresa

Junilson Santos Machado
Bacharelando em Engenharia de Produção

Alinhamento da governança de (TI) Com os Negócios da Empresa

As empresas estão utilizando ferramentas como a Governança Corporativa para atingir seus resultados e a Governança de Tecnologia da informação torna-se aliada nesse processo.

Para o alinhamento ter um resultado, mais satisfatório a Governança da TI adota principalmente a ferramenta Cobit, para controle de objetivos e aperfeiçoar os investimentos de TI. A Governança de Tecnologia da Informação, atualmente, utiliza ferramentas com o Cobit, Itil, PMBOK, entre outros, para facilitar o processamento, armazenamento e proteção dos dados das empresas. Isso refere-se à forma pela qual os acionistas ‘governam’ a empresa, ou seja, controlam a mesma, buscando transparência e confiabilidade nos processos decisórios da direção.

Nesse contexto, seu objetivo é alinhar, o máximo possível, corporações e sociedade aos interesses dos indivíduos Por seu lado, a Tecnologia da Informação (TI) necessita de processos estruturados para melhorar a análise e o gerenciamento dos riscos, a tomada de decisão, o gerenciamento e o controle das iniciativas de TI nas empresas, garantindo o retorno de investimentos e melhorias nos processos empresariais A Governança de TI tem como  Sendo assim, as empresas que utilizam a Governança da Tecnologia da Informação tornam-se mais competitivas em relação ás demais. Por seu lado, a Tecnologia da Informação (TI) necessita de processos estruturados para melhorar a análise e o gerenciamento dos riscos, a tomada de decisão, o gerenciamento e o controle das iniciativas de TI nas empresas, garantindo o retorno de investimentos e melhorias nos processos empresariais. Tudo isso tem como objetivo geral compreender as necessidades da TI e a sua importância estratégica, para que a organização possa sustentar suas operações e implementar as estratégias requeridas para estender suas atividades no futuro.

Desta forma, ela almeja garantir que estas expectativas sejam alcançadas com o mínimo risco e auxiliando a sustentar a. Governança Corporativa. Neste panorama surgiram modelos que agrupassem as melhores práticas existentes no mercado e na academia que auxiliassem a definir e padronizar a Governança de TI. Estas práticas visam ajudar a otimizar a TI, habilitando investimentos, garantindo a entrega de serviços, além de prover sua mensuração e benefícios; que os recursos de TI sejam utilizados com responsabilidade e que os riscos associados a TI sejam gerenciados de maneira apropriada, para garantir que a estratégia e diretrizes estabelecidas pelas empresas fiquem alinhada com a organização e Governança de Tecnologia

Márcio Menezes Marins
Graduando em Engenharia de Produção

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Governança em TI na Indústria Automotiva

 

As empresas estão cada vez mais utilizando a Tecnologia da Informação na tomada de decisões até mesmo para viabilizar diversos processos. No ambiente industrial a TI está presente no escritório, nas áreas de desenvolvimento de produto e processos e na linha de produção.

A formulação de um projeto padronizado priorizando o design, o desenvolvimento de estrutura organizacional com procedimentos efetivos de comunicação, coordenação, monitoramento e documentação, formação de equipes com experiência e a motivação necessárias para solucionar soluções integradas com uma estrutura de trabalho bem definida e mecanismos efetivos de comunicação para reportar resultados e documentar os detalhes do trabalho.

Na Indústria Automotiva os programas integrados na identificação de gargalos e controle estatístico de produção, facilitaram as ações de melhoria nos processos reduzindo as perdas e custos gerados, devido a coleta de dados coletados com as informações.

Entender os benefícios e desafios dessa integração, o que existe em comum, as melhores práticas e os modelos que podem servir como base para um modelo geral de Governança em TI, aumentará a efetividade na empresa.

Governança de TI x Logística

A tecnologia da informação dentro de suas aplicações, promove o maior aproveitamento de recursos obtendo um alto nível de desempenho. Para tanto se faz necessário maior integração entre os processos que compõe o caminho percorrido desde os fornecedores de matéria prima, passando pela indústria de manufatura até ao consumidor final.

A aplicação da TI se apresenta como uma alternativa para tornar as organizações mais competitivas, desde que interligada com toda a estrutura organizacional e que os stakeholders norteiem as decisões organizacionais através do processo de planejamento, implantação, controle e monitoramento da cadeia de Suprimento. No processo logístico a TI vem se consolidando no que tange inovações nos métodos de Gestão da Cadeia de Suprimentos (Supply Chain Management), se destacando pelos sistemas de gerenciamento. Alguns destes se destacam pela implementação da TI na cadeia de Suprimento, como:

MES (Manufacturing Execution System) Sistema de Gerenciamento de Estoques;

WMS (Warehouse Management System) Sistema de Gerenciamento de Armazéns;

TMS (Transportation Management System) Sistema de Gerenciamento de Transportes;

Estes sistemas de gerenciamento são resultado da integração de softwares, hardwares e equipamentos. Com a finalidade de coletar informações para balizar as tomadas de decisões dos gestores da organização.

Ao implementar a tecnologia da informação ao longo da cadeia de suprimentos como parte da governança corporativa, sustenta e melhora a estratégia e objetivos da organização no que refere-se a redução de custos na gestão do ciclo de fluxos de materiais, otimização dos recursos físicos alocados em toda a cadeia de suprimentos, transferência de informações entre diferentes elos da cadeia logística além de fornecer ferramentas para a tomada de decisão para a liderança coorporativa.

 

Relação da implementação da TI na organização em face do aumento da lucratividade.

Apenas ter um sistema inovador e seguro de TI na organização a TI por se só não garante o aumento da produtividade e lucratividade da mesma, o que vai garanti um retorno satisfatório será a maneira que a TI será utilizada e gerenciada pelos seu colaboradores.

Para que esse retorno seja alcançado alguns praticas deveram ser adotada dentro da organização, no primeiro momento será a troca ou aquisição de maquinas e software que atendam as necessidade de curto e longo prazo das organizações, logo a maneira como está e organizada e estruturada sendo essa uma etapa decisiva para alcance da sonhada lucratividade planejada, é esta em muitos casos quando não alcança torna-se um dos problemas mais difícil de ser equacionado dentro da organização.

A segunda pratica a ser adotada será a capacitação de mão de obra e a quebra de paradigma dentro da organização  para poderem operar e interpretar as informação geradas pela tecnologia usadas, a mal formação dessa mão de obra pode torna o sistema ineficiente levando até mesmo uma diminuição da competividade da organização no mercado seja ele interno ou externo, essas dita diminuição de competividade e lucratividade ocorrem uma vez que a Ti não consegue fazer com organização esteja perfeitamente integrada, resultando em  processamento e disseminação de informação incorreta.

A questão a ser discutida é, será possível a implementação de um sistema de informação solido sem mão de obra capacitada? Não como foi discutido acima se faz necessário a correlação desses duas práticas para se obter resultados satisfatório.

Matriz de responsabilidade e decisões na governança de TI.

Segundo Peter Weill, "governança de TI é uma especificação dos direitos decisórios e do framework de responsabilidades para estimular comportamentos desejáveis na utilização da TI". Em um determinado processo, projeto, serviço ou departamento, para se ter uma boa governança e evitar futuros conflitos entre os funcionários, é necessário que tenha uma atribuição de responsabilidades bem clara. Para isso devemos responder questões chaves, como:
- Quais decisões devem ser tomadas para garantir a gestão e uso eficaz dos serviços?
- Quem deve tomar as decisões?
- Como essas decisões serão tomadas e monitoradas.
Sendo assim podemos usar a matriz  RACI. A sigla RACI significa: 

->R, Responsável pela execução da atividade.

->A ,Autoridade, quem deverá responder pela a atividade (Uma pessoa ocupará o cargo.)

->C, Consultado, quem deverá ser consultado ou participar da decisão da atividade no momento que for executada.

->I, Informado, quem deverá receber a informação quando a atividade for executada.

Tendo essa informações, é preciso saber agora como usar a matriz de responsabilidade. É então que o setor de TI ajuda a manter essas informações em uma tabela, onde as linhas correspondem as atividades e as colunas os papeis envolvidos. Os riscos de situações conflitantes podem ser minimizados se as atividades e responsabilidades estiverem documentadas, baseadas no conceito da matriz. Cada responsabilidade deverá ser documentada dentro de uma ou mais atividade(s), em determinado processo. O "R" da atividade irá formalizar quem deverá executá-la. A matriz ajuda também a rastrear informações com mais rapidez e facilidade. Se a tabela sempre a for atualizada, contando com toda sua documentação dos processos e tendo um bom gerenciamento de configuração, não haverá problemas para obter informações de forma rápida, assim que necessário.
Observe abaixo um exemplo de matriz RACI:

 

Sabe -se que, a falta de organização, definições de responsáveis, indicadores e metas, provoca um efeito dominó, onde cada funcionário passa a sua responsabilidade por certo erro, para outro colega e assim sucessivamente, na maioria dos casos ninguém assume a responsabilidade, já que a mesma não tinha sido estabelecida para cada funcionário, antes de se dá início ao projeto ou processo. Conflitos desnecessários, ocupa tempo, afeta o comprometimento da equipe, baixa a qualidade do serviço, mostrando assim que a governança está sendo falha. Diante dos fatos comentados, se dá a importância de ter todas as informações devidamente formalizadas, de forma rápida e prática usando uma boa tecnologia.

NÍVEL DE MATURIDADE NAS ORGANIZAÇÕES EM GOVERNANÇA DE TI

A Governança de TI é um conceito novo dentro da área. Um número significativo de empresas vem adotando alguns dos modelos de gestão no mercado procurando obter sucesso na administração e no alinhamento com área de TI, pois as empresas realizam um grande investimento em TI esperando obter vantagens e, consequentemente, lucros advindos deste investimento.  Segundo a ISACA (2000), a Governança de TI é uma estrutura de relacionamentos e processos para dirigir e controlar a empresa a fim de alcançar os seus objetivos pela adição de valor ao mesmo tempo em que equilibra riscos versus retorno sobre TI e seus processos. A Governança é essencial para garantir melhorias eficazes e eficientes nos processos da empresa. Ela fornece uma estrutura que liga os processos de TI, os recursos e as informações às estratégias e objetivos da empresa. Além disto compor uma governança significa assegurar que as informações da empresa e a tecnologia aplicada suportam os objetivos do negócio, permitindo, dessa forma, que a empresa tire total proveito dessas informações, maximizando benefícios, capitalizando em oportunidades e adquirindo vantagem competitiva. O nível de maturidade da empresa diz muito da sua capacidade competitiva, já que as organizações que vinculam a tecnologia às suas estratégias de negócios possuem uma visão mais apurada dos processos e se tornam mais aptas a explorar novas oportunidades negócios. Dessa forma ter um nível de TI capaz de atender as necessidades e ajudar no processo de desenvolvimento demonstram um desempenho melhor do que a média do mercado em que se inserem.

FATORES CRÍTICOS PARA O SUCESSO DA GOVERNANÇA DE TI

Segundo Van Gembergen (2004), a Governança de TI é a “capacidade organizacional exercida pela alta direção, gerência de negócios e gerência de TI para controlar a formulação e implementação da estratégia de TI e, com isso, assegurar o alinhamento entre negócios e TI”. A identificação e controle dos fatores críticos para o sucesso da GTI podem ter um impacto significativo no sucesso das organizações.

Leidecker e Bruno (1991) consideram que “os fatores críticos de sucesso são as características, condições, ou variáveis que, quando devidamente sustentadas, mantidas ou geridas, podem ter um impacto significativo no sucesso de uma organização, competindo numa indústria específica”. Os fatores críticos de sucesso correspondem às áreas que devem receber uma atenção permanente da gestão. O estado atual de cada área deve ser medida continuamente e essa informação deve ser disponibilizada.

Para o sucesso da Governança de TI é preciso desenvolver um modelo organizacional específico. Para isso, devem ser utilizadas as melhores práticas existentes como o PMBOK, COBIT, ITIL e ISO 17799, de onde devem ser retirados os pontos que atinjam os objetivos do programa de GTI. Além disso, é importante considerar os aspectos culturais e estruturais da empresa, devido à mudança dos paradigmas existentes. Então, um mesmo modelo que deu certo em uma empresa, pode não dar certo em outra e, além disso, um mesmo modelo criado, dificilmente poderá ser utilizado em outros cenários sem mudanças significativas.

Então, para o sucesso da Governança de TI é importante alinhar as diretrizes e objetivos estratégicos da organização no campo da tecnologia da informação. É preciso, também, identificar com clareza que decisões devem ser tomadas para garantir a gestão e o uso eficaz da TI, quem deve tomar essas decisões e como tomar e monitorar essas decisões, identificar também as áreas mais críticas, o estado e a cultura da organização. Os fatores críticos dependem muito do perfil da organização e do nível de maturidade da GTI. Com o desenvolvimento correto desses fatores, é possível obter avanços positivos no monitoramento dos processos corporativos da empresa.

 

Bruna Raiana Soares Guerreiro

Graduanda em Engenharia de Produção